Co znamená akreditovaná certifikace?

Mít certifikovaný systém řízení podporuje cestu ke zlepšování podnikání. Stále častěji je certifikace i podmínkou smluv. Co však akreditovaná certifikace je a jak certifikační proces funguje?

Co je akreditace? 

Akreditace ověřuje kompetenci certifikačního orgánu. Certifikační orgán je hodnocený akreditačním orgánem, který ověřuje zda certifikační orgán splňuje dané požadavky. Důvodem je zjistit, zda certifikační orgán splňuje současné požadavky. Certifikační organizace (jako například DNV Business Assurance) jsou tedy auditovány akreditačními orgány. 

Co je to akreditovaná certifikace třetí stranou? 

Akreditovaná certifikace řízení systémů se využívá k prokázání shody s příslušnou normou. Certifikační orgány jsou třetí strany poskytující auditorské služby organizacím, které chtějí získat certifikaci podle daných norem.

Risk Based Certification™ - Cesta

Risk Based Certification (certifikace založená na hodnocení rizik) je výhradním přístupem společnosti DNV Business Assurance k certifikaci všech systémů řízení. Pro zvládnutí rizikových částí ohrožujících podnikatelský úspěch vaší organizace je potřebné vědět, kam obrátit svoje snahy o zlepšení. S naším přístupem Risk Based Certification je certifikační proces ušitý na míru pro hodnocení vámi vybraných podnikatelských rizik a poskytuje nástroj na cestu k zlepšení. Vy si určíte, které firemní procesy jsou pro váš podnikatelský úspěch nejdůležitější. My vyhodnotíme, jak si v těchto důležitých oblastech vedete a pomůžeme vám zjistit, kam zaměřit vaše úsilí ke zlepšení, což bude probíhat v rámci kontroly shody s vybranými normami. Výstupem je certifikát (pokud je systém řízení shledán shodným s kritérii), ale kromě toho obdržíte také vyhodnocení vašeho výkonu ve zvolených oblastech.

Jak se nechat certifikovat společností DNV?

Úspěšný systém řízení je takový, který je neustále zlepšován. Váš systém řízení i certifikát je nutné udržovat. Proto se akreditovaná certifikace skládá ze dvou stádií: prvotní certifikace a následné udržování této certifikace. Na obě aplikujeme náš přístup Risk Based Certification.

Prvotní certifikace

1. Vstupní rozhovor

Abychom dokázali audit připravit na míru vaší organizaci, musíme vědět, co je pro ni důležité. Musíme se obeznámit s vaší podnikatelskou strategií a podmínkami, které ovlivňují vaši schopnost této strategie dosáhnout. Následně identifikujeme 1 až 3 oblasti, na které se audit zaměří. Tyto oblasti zaměření by měly souviset se systémem řízení a odrážet rizika nebo příležitosti, které jsou pro vás nejpodstatnější. Dohoda o oblastech zaměření je společnou snahou a naši auditoři vám v případě potřeby pomůžou tyto oblasti navrhnout. Do procesu výběru oblasti zaměření by mělo být zapojeno nejvyšší vedení.

2. Přezkoumání dokumentace

Náš vedoucí auditor přezkoumá dokumentaci systému řízení. Všechna zjištění z tohoto procesu se zahrnují do Zprávy z přezkoumání dokumentace. Tato Zpráva ukáže, zda je organizace k certifikačnímu auditu připravena. Přezkoumání dokumentace může být vykonáno před úvodní návštěvou nebo jako její součást.

3. Úvodní návštěva

Před skutečným certifikačním auditem proběhne úvodní návštěva, která může být spojena s přezkoumáním dokumentace. Tato návštěva má vždy dva účely: 

• zkontrolovat připravenost na certifikační audit, což znamená posoudit dokumentaci, zkontrolovat postupy, prohlédnout si zařízení a krátce zkontrolovat zavedení systému řízení; 
• posoudit oblasti zaměření a dohodnout se na konkrétních oblastech, na které se audit zaměří. 

Na základě toho bude dohodnutý rozsah a plán auditu.

4. Certifikační audit

Certifikační audit pobíhá formou neformálních pohovorů, kontrol, pozorování systému řízení v provozu a přezkoumání příslušné dokumentace. V průběhu tohoto procesu vyhodnocujeme stupeň shody systému řízení s požadavky dané normy a výkonnost ve stanovených oblastech zaměření. V případě shody systému s normou vystavíme certifikát shody. Nálezy, včetně neshod, a závěry jsou prezentovány na konci auditu při závěrečném setkání a jsou také součástí Zprávy z auditu. Po auditu je potřeba v dohodnutém termínu vypořádat neshody (budou-li nějaké).

5. Certifikační rozhodnutí a vystavení certifikátu

Náš vedoucí auditor/auditorka ověří reakce na případné neshody a na základě pozitivního výstupu doporučí organizaci k certifikaci. Rozhodnutí o vydání certifikátu je provedeno po nezávislém interním přezkoumání v DNV. Certifikát je vystaven krátce po rozhodnutí s pozitivním výsledkem. 

Udržování certifikátu 

V této chvíli je ukončena fáze prvotní certifikace a nastává její udržování.

Rozsah certifikace může být během 3letého certifikačního cyklu změněn. V případě rozšíření oblasti působnosti, se proces vrátí znovu k bodu 2 - přezkoumání dokumentace (pokud to bude třeba) a následně dle standardního postupu - bod 4 certifikační audit (s rozšířeným rozsahem). 

6. Periodické audity

Každý vystavený certifikát platí 3 roky. Při certifikaci sestavíme plán periodických auditů pro pravidelné audity v průběhu tříletého období. Tyto audity potvrzují průběžnou shodu organizace s danými požadavky normy a přitom opětovně vyhodnocují výkonnost v oblastech zaměření. Minimálně musí být proveden jeden audit každý kalendářní rok. 

7. Audit pro obnovení certifikace/recertifikační audit

Po uplynutí tří let bude platnost certifikátu prodloužena na základě auditu pro obnovení certifikace, tzv. recertifikačního auditu. 

Pozastavení platnosti nebo stažení certifikátů

Co se stane, pokud organizace selže v udržování jejího systému řízení a certifikace? DNV Business Assurance má pro pozastavení platnosti nebo stažení certifikátů transparentní postup. K této situaci dochází, pokud organizace neustále a vážně selhává v udržování shody s danou normou systému řízení, nebo i kvůli jiným důvodům uvedeným v postupu pro pozastavení a stažení certifikátů.

Kdo vydává rozhodnutí o certifikaci? 

V počátečním stádiu certifikačního procesu je dohodnut rozsah certifikace. Tento může být v průběhu rozšířen nebo zmenšen, upraven a to vlivem faktorů jako jsou akvizice, zmenšování, přidávání divizí apod.  

Rozhodnutí o přidělení certifikace, jejím obnovení nebo o změnách v rozsahu certifikace provádí kompetentní a autorizované osoby DNV, které nebyly součástí auditního týmu. Toto rozhodnutí je založeno na přezkoumání certifikačního procesu a související dokumentace.  

Podobná přezkoumání se také provádí v případě pozastavování certifikace nebo jejího stahování.