Postup pro pozastavení a odebrání certifikátu

Pozastavení: zneplatnění certifikátu s časovým omezením

Odebrání: trvalé zneplatnění certifikátu

Podnět k dočasnému přerušení nebo odebrání certifikátu

DNV Business Assurance může zahájit pozastavení platnosti v případech, kdy:

1. Certifikovaný systém řízení neustále nesplňuje požadavky na certifikaci, např:

• neschopnost adekvátní reakce na identifikované neshody
• systém řízení neodráží současnou situaci v organizaci a procesy, např. jako výsledek změn, akvizic, modifikací atd.
• velká část systému řizení není implementována

2. Zákazník neumožňuje provádění periodických a recertifikačních auditů podle požadované frekvence, nebo jak bylo naplánováno

3. Dojde k porušení podmínek podepsaných ve Smlouvě, např.

• neplacení 
• nesprávné použití certifikačních značek a odkazů na certifikaci

4. Zákazník dobrovolně vyžaduje dočasné pozastavení platnosti

5. Důkaz od různých orgánů, který by mohl ovlivnit status certifikátu, např.

• důkaz o neshodě s právními požadavky, související s certifikací systému řízení
• důkaz o neefektivním systému řízení v případěch vážných incidentů nebo nehod

Vedení a odpovědné osoby DNV Business Assurance, která vystavila certifikát, rozhodne na základě přezkoumání a zvážení důkazů, jaká mají být provedena opatření. Pokud je rozhodnuto o dočasném pozastavení platnosti certifikátu, bude uplatněn postup uvedený níže. 

Pozastavení certifikátu je běžně prvním krokem následovaným odebráním certifikátu, pokud nebyla příčina, která k iniciaci vedla, odstraněna v předem stanovené lhůtě. Nicméně podle závažnosti situace může DNV Business Assurance přistoupit přímo k odebrání certifikátu. 

Pokud je selhání systému řízení vázáno na konkrétní část organizace, výrobek atd., může DNV Business Assurance zvážit redukci rozsahu certifikace jako alternativu k pozastavení platnosti certifikátu. DNV Business Assurance může také zvolit formu varování klienta, že pozastavení platnosti certifikátu zvažuje. 

Dočasné přerušení/pozastavení platnosti

Rozhodnutí o přerušení platnosti certifikátu musí být zákazníkovi zasláno doporučeným dopisem. Dopis musí zahrnovat: 

• prohlášení o rozhodnutí o přerušení platnosti certifikátu včetně jasného vysvětlení situace, zdůvodnění a odkaz na objektivní důkazy 
• právo odpovědět a odvolat se na toto rozhodnutí, běžně se uvádí lhůta 10 pracovních dní pro reakci a odvolání, odvolání lze podat přes reklamační řízení 
• počátek přerušení platnosti (běžně ode dne doručení dopisu) 
• podmínky a lhůta pro splnění požadovaných náprav za účelem odvolání přerušení a dopady, pokud nebudou přiměřená opatření provedena 
• způsob, jakým DNV Business Assurance zkontroluje, zda byly podmínky splněny a nápravná opatření implementována 
• oznámení, že certifikát je v době přerušení platnosti neplatný a používání jakýchkoliv materiálů odkazujících se na certifikaci je zakázáno po celou dobu přerušení 
• prohlášení, že obě strany (zákazník i DNV Business Assurance) musí informovat jakékoliv tazatele, že platnost certifikátu je pozastavena. 

Platnost certifikátu nesmí být přerušena po dobu delší než 6 měsíců.

Kontrola opatření (follow up)

DNV Business Assurance ověří, že podmínky pro zrušení přerušení platnosti jsou splněny a požadovaná nápravná opatření jsou implementována.  

V závislosti na tomto ověření DNV Business Assurance: 

• oznámí kladný výsledek, zruší přerušení platnosti a prohlásí certifikát opět za platný, nebo 
• oznámí negativní výsledek z důvodu selhání řešení situace, která vedla k přerušení platnosti certifikátu. Běžným důsledkem této situace je trvalé odebrání certifikátu (viz níže). 

V kterémkoliv z uvedených případů obdrží zákazník dopis potvrzující výsledek přezkoumání. 

Odebrání certifikátu

Odebrání certifikátu musí být zahájeno, pokud:

• zákazník nesplňuje podmínky pro dočasné přerušení
• dočasné přerušení není vhodné.

Rozhodnutí o odebrání certifikátu musí být sděleno zákazníkovi doporučeným dopisem. Dopis musí zahrnovat požadavky na:

• ukončení používání certifikační značky a jakékoliv odkazy na certifikaci 
• navrácení certifikátů a jejich kopií do DNV Business Assurance.

Zákazník má právo se proti tomuto rozhodnutí odvolat (viz postup Stížnosti a odvolání). stránek a příležitostí pro zlepšení pomůže získat z vašeho certifikačního procesu nejvyšší možnou hodnotu.